A gennaio la palestra dello studio si chiama Controllo di Gestione

Come affrontare il rilancio dello studio professionale partendo dalla consapevolezza dei numeri.

Gestire lo studio professionale con successo oggi significa comprendere a fondo la sua identità e il suo funzionamento come vera e propria impresa, perché è da questa prima consapevolezza che deriviamo una serie di importanti considerazioni gestionali.

Lo studio che si considera azienda è un’evoluzione naturale dello studio professionale storico e questa evoluzione trova i suoi buoni motivi nel periodo che stiamo vivendo e nelle pressioni di carattere competitivo che gli ultimi anni hanno portato con sé.

Il professionista-imprenditore è a capo dello studio-azienda e comprende che deve suddividere la propria attenzione su tutte le aree vitali dell’organizzazione che sta conducendo, o comunque deve accertarsi che qualcuno se ne stia occupando efficacemente. Le aree vitali a cui possiamo pensare sono: la gestione, la ricerca di opportunità, lo sviluppo del servizio, l’amministrazione, le risorse umane e qualunque altra funzione che risulti importante per gestire in maniera armonica e fruttuosa l’impresa nel tempo. Ignorare una di queste aree troppo a lungo ha effetti negativi sui risultati, perché tutto lo studio ne soffre.

Immagina uno studio capacissimo professionalmente, ma con serie carenze nella ricerca di opportunità: faticherebbe a sopravvivere! Oppure uno studio capace di trovare clienti, ma con problemi enormi nell’amministrazione e nel controllo di gestione… Le combinazioni sono tante e tutte con la stessa conclusione: un sistema è tanto forte quanto il suo punto più debole.

Gli studi hanno una storia comune che ha determinato lo stratificarsi negli anni di tanti “equilibri” che influiscono negativamente sui risultati conseguiti e queste situazioni vanno capite e riequilibrate. Pena continuare a buttare via sforzo.

 

Il primo grande limite è che i titolari conducono i propri studi all’oscuro dei dati. L’assenza di un controllo di gestione dello studio rende molto difficili e lente le decisioni e causa il protrarsi di errori altrimenti evitabili. A parità di titolare di studio, ritieni possa essere più efficace qualcuno che ha a disposizione dati chiari di come si generano i margini oppure qualcuno che “naviga a vista”?

È fondamentale utilizzare un sistema di monitoraggio delle attività – time sheet – che permetta di capire cosa e quanto si sta facendo per ogni cliente ed utilizzare questo dato per prendere delle scelte.

Per esempio, una volta valutato il costo delle ore dedicate a ciascun cliente, alcuni risulteranno pesantemente sottocosto e vale la pena capire le cause di questa condizione che si riscontra. In un lavoro come il vostro dove il cliente è ricorsivo, sconsiglio di protrarre situazioni di questo tipo troppo a lungo perché soffocano lo studio.

Inoltre, è consueto che lo studio “dimentichi” valori importanti (nell’ordine di 3-4 mila euro a persona operativa ogni anno) in attività che sfuggono alla rilevazione. È una buona idea porre fine a questa emorragia facendo una bella riunione sulla rilevazione ogni tanto.

Questo lavoro valorizzerà le attività già presenti e libererà tempo allo studio. Il tempo e le risorse liberate possono essere investiti nella gestione di nuovi clienti, nello sviluppo del servizio, o nella ricerca di nuove opportunità. Un consiglio molto pratico è di lavorare con più attenzione sulla clientela esistente, proponendo servizi nuovi che possano aumentare il valore strategico e pratico dello studio.

A livello amministrativo è consigliabile snellire il processo di parcellazione per renderlo più semplice, magari legandolo al time-sheet. Suggerisco anche di gestire una volta per tutte i clienti problematici, i ritardi di parcellazione e tutto quello che vi fa pensare al passato. Vi assicuro che si tratta di questioni che, una volta gestite e ben re-impostate, difficilmente si ripresenteranno come un problema in futuro.

Il tempo liberato sarà qualitativamente ben investito se dedicato allo sviluppo dello studio e magari alla ricerca di nuove persone per le quali vi invito ad individuare un ruolo già orientato ai progetti futuri. Coinvolgere fin da subito i nuovi membri nel futuro dello studio vi permetterà di motivare le persone e di legarle profondamente nel tempo, rientrando anche dall’investimento nella loro formazione.

A gennaio la palestra per lo studio si chiama controllo di gestione: per approfondire questa tematica, rimani sempre aggiornato, leggendo anche i nostri articoli di approfondimento pubblicati su R-Evoluzione.