Cosa si intende con carichi di lavoro nello Studio Professionale? Posso aspettarmi di capirli dal Software di rilevazione dei tempi?

di Lorenzo Losi

Consulente Direzionale BDM Associati

Articolo pubblicato su Commercialista Telematico

I carichi di lavoro nello studio sono la mole di “attività utili” che ogni persona riesce a gestire. Per il titolare, risulta importante averne contezza perché l’alternativa è basarsi sulle impressioni e le sensazioni individuali, cosa non particolarmente costruttiva perché conduce ad incomprensioni e fraintendimenti.

Al contrario, capire quanto lavoro una persona dovrebbe riuscire a gestire, rispetto a quello che sta gestendo, porterebbe a dei confronti molto più mirati e a delle decisioni più efficaci e condivise.

Far emergere ore libere, intervenendo sulle inefficienze, è importante per lo Studio che può impiegarle in altre attività, come la gestione di nuovi clienti o lo sviluppo della propria realtà, oggi imprescindibile. Tuttavia, per chi ha provato, risulta presto chiaro che è un problema ben più “complesso” di quello che si crede.

Che il timesheet renda evidenti i carichi di lavoro della struttura è uno dei principali fraintendimenti che mi capita di chiarire negli studi professionali.

Vediamo perché. Quando ancora avevo modo di fare i convegni di persona, con gli ordini professionali, ponevo una domanda al pubblico, tra le mie preferite:


“Chi sente di avere spazio per nuovo lavoro nella propria struttura?”

Mi piaceva perché, che fossimo in 30 o in 200, solo pochissime mani venivano timidamente alzate. A quel punto rilanciavo: “Se arrivassero 4 clienti domani, sapreste a chi assegnarli?”. I pochi timidi si riducevano a 0 o a qualche unità. Queste domande mi hanno dato esiti molto simili in decine e decine di occasioni, e ho sempre trovato la cosa curiosa…

Infatti, risulta evidente che, presi a campione 100 studi in platea, i volumi gestiti per addetto, in ognuna di queste strutture, siano molto diversi. Su 100 troviamo la struttura “iper-organizzata” e quella “iper-disorganizzata”. Tra la “migliore” e la “più migliorabile” potete aspettarvi volumi anche tripli o quadrupli “a parità di risorse”.

Eppure, la percezione di carico di lavoro, che è quello che realmente volevo testare con le mie domande, è la medesima: sono tutti “altrettanto pieni”. Non c’è da stupirsi: ogni studio, ogni struttura e persona, è piena di cose da fare, e qualora non lo fosse, non è difficile trovare qualcuno da aiutare o un’attività svolgere.

Inoltre, esiste la “legge di Parkinson”, da non confondere con l’omonima condizione di salute. In questo caso Parkinson è un economista inglese e ci spiega una cosa molto importante e tipicamente umana: i tempi di lavoro si espandono in base al tempo a disposizione. Più è il tempo, più i tempi di lavoro si dilatano.

È per questo che il mero strumento di timesheet non “risolve” il problema del capire i carichi di lavoro. Se si chiede alle persone di rendicontare la propria giornata lavorativa, lo faranno, ma i tempi quadreranno. Quadreranno sempre.

La vera domanda che il titolare dovrebbe porsi è quindi questa: Pieni siamo pieni, ma pieni di cosa?

E purtroppo anche in questo caso il timesheet ci dà un’indicazione, ma non la soluzione fatta e finita. Il motivo è che non troverai scritto: lavorato/non lavorato, cosa utile/cosa inutile, ma una serie di informazioni che una volta aggregate possono rivelare quanto tempo è stato impiegato per il cliente o l’attività.

Poi, se questo tempo risulta eccessivo, corretto o ridotto è un discorso successivo, legato alla capacità del controller di leggere l’informazione. Nessuno in studio si dovrebbe star girando i pollici. Se lo fanno non hai bisogno di un timesheet per saperlo, se non lo fanno non è dal mero timesheet che ti accorgerai se il tempo è ben impiegato o meno.

Bisogna scavare più a fondo dell’apparenza dei dati. La rilevazione dei tempi a consuntivo, senza una pianificazione accurata delle ore previste per ogni cliente e commessa, lascerà tanti dubbi e tante aree grigie di inefficienza che, se non analiticamente quantificate, saranno impossibili non soltanto da risolvere, ma spesso, addirittura, da individuare.

Il confronto con specifici benchmark di settore risulta essenziale per individuare rapidamente questi spazi. Per capire i carichi di lavoro, bisogna andare oltre le abitudini storiche e togliersi dalla testa che l’obiettivo è individuare chi non sta lavorando. La missione del titolare che decide di mettersi il cappello del controller è ben diversa.

Consiste nel capire dove vanno le ore, ben consapevole che verranno usate tutte, ma altrettanto consapevole che non tutte andranno dove dovrebbero andare.

L’ AUTORE

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LORENZO LOSI

Consulente direzionale BDM Associati.

Esperto in organizzazione e sistemi di controllo presso Studi Professionali e aziende