Gestione del personale, condivisione e calcolo dei carichi di lavoro

di Federico Ruggeri

Consulente Direzionale BDM Associati

Articolo pubblicato su R-Evoluzione – Guida per il nuovo commercialista
di Ratio Quotidiano Centro Studi Castelli | n. 5 maggio 2020

 

Introduzione:

Lo studio professionale si fonda, oltre che sul titolare, anche sulle persone che lo compongono, sulle loro competenze e sul loro contributo. Il successo della struttura è strettamente legato alla capacità e alla possibilità di ogni persona di gestire le corrette quantità di lavoro con le modalità e nelle tempistiche adeguate. Per questo motivo è essenziale che ogni studio abbia visibilità di dati oggettivi in merito ai carichi di lavoro della struttura, alla distribuzione delle attività e ai tempi impiegati per svolgerle. Solo in questo modo si può prendere coscienza della situazione attuale e intervenire con le azioni necessarie per raggiungere i risultati desiderati. Una corretta gestione dei carichi di lavoro permette, infatti, di regolare la saturazione dei collaboratori, di responsabilizzare e motivare il personale dello Studio, nonché di creare un ambiente di lavoro positivo, collaborativo e produttivo.

In questo percorso di R-Evoluzione stiamo approfondendo vari aspetti fondamentali per migliorare il proprio sistema di controllo di gestione interno ed eventualmente poterlo offrire come servizio ai clienti.

In questo articolo, in particolare, ci proponiamo di analizzare come riallocare i carichi di lavoro all’interno dello Studio, tramite l’identificazione a preventivo di budget orari. Una volta stabiliti gli obiettivi da raggiungere, vedremo come comunicarli e condividerli con i collaboratori, nell’ottica di migliorare la produttività e la qualità del lavoro in studio. Infine, percorreremo insieme 5 passaggi progressivi, arricchiti da esempi numerici, per capire concretamente come procedere nella gestione dei carichi di lavoro del personale. Quest’attività, se svolta correttamente e con costanza, permetterà di migliorare l’efficienza e la produttività del- lo studio in un’ottica di miglioramento continuo.

Lato clienti, lo strumento su cui puntare sono le tecnologie di comunicazione come i video, finora appannaggio di una manciata di studi. Anche in tempi ordinari, il video è un modo estremamente efficiente ed efficace di comunicare con i propri clienti, perché demoltiplica l’impegno del professionista. Invece di fare 100 telefonate (con annesse chiacchiere e digressioni) o inviare 100 circolari (che chissà se saranno mai lette), vi basterà registrare un video, o magari lanciare una diretta, in cui parlate con tutti e 100 i clienti. Non è un ottimo strumento per razionalizzare i tempi e intensificare l’efficacia delle vostre comunicazioni?

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L’AUTORE

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FEDERICO RUGGERI

Consulente direzionale BDM Associati. Esperto in organizzazione e sistemi di controllo presso Studi Professionali e aziende