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I carichi di lavoro dello studio visti dal baule di una Panda

Le aziende di servizi sono molto diverse tra loro e lo stesso vale per la categoria degli studi professionali, ma tra le differenze spicca un elemento comune: i carichi di lavoro delle persone sono sempre (o quasi) a tappo!

Negli anni, la famiglia Losi ha cambiato tante macchine e conservo il ricordo affettuoso di alcune di queste. La prima di cui ho memoria è una Panda rossa: piccola, fiammante e inarrestabile.

Non era affatto lussuosa, pensa che aveva un tettuccio di pelle e della ruggine che cadeva ogni volta che provavi ad aprirlo, ma per me da bambino era il non plus ultra. Oltre ai brevi viaggi casa-scuola, ricordo anche qualche vacanza, caratterizzata dal papà che sbuffava per le troppe cose da mettere nel baule e la mamma che cercava di sdrammatizzare!

Alla fine, come fosse un grande tetris, il baule veniva riempito, si partiva, e si arrivava a destinazione con le cose utili appresso. Piccolo che fosse il baule, non mancava mai nulla di essenziale.

Poi, ricordo che al posto della Panda arrivò una Toyota Picnic, non altrettanto rossa, ma certamente molto più spaziosa, che lasciava ben sperare per la prossima vacanza. Eppure, a discapito delle mie aspettative, ricordo distintamente che la storia si ripeteva ad ogni viaggio: un continuo sbuffare per incastrare l’indispensabile nel baule, le borse che non finivano mai e la mamma – rinomato cardiologo oltre che meravigliosa persona – che si destreggiava per tenere tutti a livelli di pressione arteriosa accettabili.

Lo spazio non era mai abbastanza e lo stesso è stato vero per qualunque altra macchina io abbia mai utilizzato per un viaggio. Sono certo che riusciremmo a riempire anche un container se solo lo avessimo a disposizione.

Qual è il problema dunque? Il baule? Quel sant’uomo del papà che sbuffa troppo? Oppure la ciurma che prepara troppe valige?

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La verità è che i bagagli da portare in vacanza aumentano con il volume del baule e questa è una dinamica squisitamente umana. Se le cose in più siano tutte utili è un altro discorso, ma sull’onda del “non si sa mai” ho visto caricare in macchina un piumino caldissimo in pieno agosto perché comunque ci stava…

Se vi riconoscete in questo racconto, magari sapete anche che, appena dopo la partenza, inizia un altro gioco molto divertente ovvero quello di confrontarsi tra passeggeri su quante delle cose stivate siano realmente necessarie ed utili e, probabilmente, anche voi arrivate alla conclusione che si sarebbe potuto fare a meno di tanti fronzoli e partire più leggeri.

Eppure, alla prossima vacanza nessuno ha imparato la lezione. Ebbene, lo stesso vale per il lavoro nello studio professionale: il lavoro si espande in funzione del tempo disponibile, proprio come i bagagli in funzione dello spazio nel baule.

Il problema non è il tempo a disposizione, le cose da fare e nemmeno la persona che svolge il lavoro, ma piuttosto, il fatto che se c’è tempo questo viene usato. Immaginate le 8 ore di una persona come il baule della macchina. Se fossero 10 a parità di carico di lavoro, cosa pensate succederebbe? Notereste 2 ore “libere” in cui la persona non sa cosa fare?

Probabilmente no, queste 2 ore extra verrebbero impiegate semplicemente perché ci sono e verrebbero impiegate per cose “utili” seppur magari non fondamentali. In alcuni casi lo spazio extra viene utilizzato per l’attrezzatura sportiva in modo da non noleggiarla, in altri per il piumino caldissimo nel mese di agosto.

Tutto ciò viene fatto sempre con le migliori intenzioni, ossia per risparmiare sul noleggio o per tenere al caldo la famiglia in caso di freddo inaspettato, e non, certamente, per fare sbuffare il papà (anche se questa affermazione dovrei confermarla con la mamma…).

In studio le ore vengono utilizzate tutte per svolgere il lavoro a disposizione ed è per questo che tutti si trovano “a tappo” con i carichi di lavoro. Forse però, proprio come per il baule, la cosa più assurda è continuare a stupirsi di questa dinamica. È quasi una legge fisica e per questo è inutile “sperare che funzioni diversamente”. Più utile è, invece, avere il controllo, attraverso un’attenta gestione, di quello che ognuno fa, in modo da poter identificare i “piumini” e capire quando sono accettabili perché c’è spazio e quando invece creano ingombro a discapito di cose più utili.

Insomma, per poter partire leggeri è necessario sapere che cosa serve davvero e per avere uno studio di successo è necessario concentrarsi sulle cose da fare più che sul tempo che si ha a disposizione, ossia sulla valigia e non sullo spazio del baule.

Lorenzo Losi

Amministratore, socio fondatore e consulente direzionale BDM Associati.

Esperto in organizzazione e sistemi di controllo per Studi Professionali e Aziende.

Autore per riviste specialistiche del settore e relatore in convegni accreditati presso gli Ordini Professionali.

articolo pubblicato su ratio quotidiano

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