La sottile arte dell’Origami con i costi dello Studio

di Lorenzo Losi

Consulente Direzionale BDM Associati

Articolo pubblicato su Ratio Quotidiano il 04.04.2019

La sottile gestione dei costi dello studio è un’arte che elude l’osservatore superficiale. Infatti, le voci di costo non sono significativamente comprimibili. La principale è il costo del personale, che per sua natura è piuttosto statica, o meglio, aumenta nel tempo. In ordine troviamo poi l’affitto dei muri o un equivalente figurativo, i canoni, le utenze e il resto dei costi.

Purtroppo, per esperienza il valore assoluto dei costi non è significativamente comprimibile. Anzi, facciamo attenzione perché spesso esiste un trade-off tra la qualità del lavoro svolto e il costo delle risorse: persone e attrezzature di qualità costano.

Tuttavia, con la fatturazione elettronica e più in generale con la tendenza al ribasso dei prezzi dell’attività tradizionale, dobbiamo trovare la chiave per la redditività dello studio. Non farlo significa perdere competitività e potenzialmente l’insostenibilità prospettica dell’attività.

Con i prezzi largamente determinati dal mercato, lo studio deve imparare a ritagliare il margine dal contenimento dei costi e dobbiamo capire come

Per fortuna esistono due sfaccettature del costo che possono essere ottimizzate e che spesso nascondono ampi spazi di recupero.

La prima, nasce da una considerazione: non tutte le ore lavorate in studio (tolte ferie e malattie) vanno ai clienti. Infatti una quota è impiegata per attività che vengono chiamate generali, improduttive o di studio. In questa categoria rientrano tutte le ore che lo studio “dedica a sé stesso”: formazione, attività di relazione, organizzazione, i caffè e le pause.. Queste nei fatti sono un costo che lo studio sopporta per mettersi nella condizione di operare e si sottraggono dalle ore lavorate per determinare le ore produttive, cioè dedicate direttamente ai clienti.

Un dato di confronto per uno studio che gestisce un mix normale di attività è che le ore generali dovrebbero essere circa il 20% del totale di studio, distribuite in quota maggiore sui professionisti. Quindi, per calcolare il vero costo orario, dobbiamo dividere il totale dei costi non per il totale delle ore, ma per l’80%, ben che vada. Lo dico perché non è raro trovare il livello delle ore generali anche al 30-40% come risultato di processi “inefficienti” stratificati negli anni, togliendo essenzialmente tempo alle ore che potrebbero essere lavorate e “vendute” ai clienti. Ottimizzare i processi in chiave di efficienza (immaginate un processo pesante di parcellazione rispetto a qualcosa di più automatizzato) permette di recuperare ore comprimendo il costo orario. Passare dal 40% (molto comune) al 20% di ore generali significa recuperare 1 persona su 5.

L’altra voce è il costo puntuale dell’output dello studio: quanto costa il singolo cedolino, la pratica o l’elaborazione? Stiamo parlando di efficienza del lavoro questa volta: per esempio 15 elaborazioni contabili/ora hanno un costo pieno medio di 2,33 euro l’una, 30 all’ora costeranno 1,17 euro l’una. Va da sé che, con i prezzi che calano, questa attenzione all’efficienza deve essere nel mirino del professionista più forse di tante altre cose. Come recupero efficienza? Attraverso i corretti carichi di lavoro (ricordate la legge di Parkinson da un mio precedente articolo?), l’educazione del cliente, e la formazione e impostazione dei collaboratori.

Creare un cigno da un foglio di carta non è impresa da poco, e non lo è nemmeno gestire la redditività dello studio, ma se sappiamo dove e come piegare, il risultato sarà elegante e sorprendente.

L’AUTORE