Smart Working: lavorare di più e (non) produrre di meno

Si parla di SmartWorking, ma non tutti hanno avuto un’esperienza positiva negli scorsi mesi. Oggi lo studio deve vincere la sfida determinata dall’accelerazione repentina dei cambiamenti di mercato iniziati alcuni anni fa. Siamo adeguatamente attrezzati per farlo?

Alla luce dei recenti sviluppi, ci stiamo tutti rendendo conto che i prossimi mesi rappresenteranno una difficile arena nella quale lavorare. Una situazione in cui gli equilibri gestionali ed operativi dello studio verranno ulteriormente messi alla prova.

Complessità aggiunte nella gestione della struttura, del cliente e del corretto andamento economico dello studio. Consideriamolo un importante stress test dal quale non possiamo uscire sconfitti e che, purtroppo, non abbiamo il lusso di poter evitare.

Partiamo dalle persone: è diverso lavorare in studio rispetto ad un’operatività remota?

Certamente sì, e la seconda è più semplice se si sa esattamente cosa si deve fare. Se siete da soli a casa a lavorare, voi che siete realmente indipendenti, probabilmente lavorate addirittura meglio. Tuttavia, non tutte le risorse hanno raggiunto questo livello di autonomia e non sempre le dotazioni tecnologiche sono all’altezza della sfida.

Il vero rischio è di lavorare più ore che in studio e “produrre” meno. È una questione organizzativa: non si hanno tutte le “cose” sottomano, non si ha una scaletta di priorità, si può rimandare “a dopo cena” e i tempi di confronto sono più lunghi perché lo scambio verbale si trasforma in emails e telefonate.

Anche a questo aspetto, il confronto e la crescita professionale, vi invito a prestare tanta attenzione perché ha effetti a più lungo termine e rischia di essere portato in secondo piano dalle urgenze. Tanti di voi sanno di cosa sto parlando. Eppure, il lavoro deve andare avanti.

La pianificazione e la rilevazione delle attività – obiettivi e timesheet – saranno un supporto essenziale nel tenere le fila della struttura e indicare le priorità. Lo fate in modo davvero soddisfacente? È impossibile che lo studio risulti efficace nel dirigere il lavoro della struttura senza le informazioni necessarie, e gli adeguati strumenti di condivisione. Oggi, navigare a vista potrebbe davvero non bastare.

Il timesheet servirà anche a dare alla struttura un “metodo di lavoro”, che cerchi di contenere l’impegno entro un certo numero di ore “concentrate” in modo da evitare gli spiacevoli effetti a medio termine di una struttura esausta e che a malapena riesce a rispettare le scadenze.

E non solo, i dati dell’organizzazione serviranno per tenere sotto controllo i clienti e le loro richieste.

Questo è vero in generale, ma ulteriormente importante oggi. Negli anni le richieste e le aspettative del cliente cambiano. Con le sue aspettative, le sue richieste e, aggiungo, le richieste dello Stato, cambiano il servizio e l’impegno di risorse che vi richiede. E le vostre risorse costano. E le pagate all’ora, cosa particolarmente problematica con i forfait, ovvero i preventivi più o meno fissi applicati ai clienti.

In una situazione ordinaria l’effetto è meno critico, ma pensate alle tante richieste extra ricevute nei mesi passati. I prossimi mesi rischiano di essere altrettanto dinamici e magari vanno gestiti diversamente.

In questo clima confuso è prioritario avere le informazioni per comprendere quanto impegno ogni cliente realmente richiede e riuscire a capire quali sono un valore per lo studio e quali no. Dovete tutelare la vostra struttura da quegli impegni di tempo che voi considerate inutili, o comunque non prioritari oggi, per portare avanti le cose importanti. Ed è per questo che avete bisogno delle informazioni.

Guardando il futuro, oggi dovremmo parlare con la struttura e spiegare a tutti che serve massima attenzione, perché siamo chiamati a fare più di prima. Questo non significa fare 2 ore in più alla sera, ma il contrario.

Significa lavorare sulle cose che ci avvicinano all’obiettivo dello studio, con efficienza e senza confondere le priorità. Se lavoreremo così, forse il termine Smart-Working assumerà un significato più letterale.