Cosa vi aspettavate da un software per la gestione dello Studio?

Sai, io me ne intendo di gestione d’azienda e ho tanti anni di esperienza nella gestione dello studio… Mi basta trovare il software adatto ed è fatta.

Ma sarà davvero così?

Negli ultimi anni la tematica di “come gestire i tempi nel proprio studio” è tornata alla ribalta. Eppure, nonostante l’intenzione sia encomiabile e abbia tutte le possibilità di cambiare drasticamente le sorti della vostra realtà professionale, riuscire nell’impresa non è affatto scontato.

Partiamo da una constatazione: tanti studi hanno investito in software di gestione, “un timesheet”, in passato, ma solo pochissimi ne hanno tratto i risultati sperati, la maggior parte ha concluso abbandonando l’iniziativa.

Come mai? Il vero motivo è che si tratta di una scorciatoia mentale. È la naturale ed umanissima ricerca di risposte semplici a problemi complessi. È la ricerca della bacchetta magica per soddisfare i nostri desideri, della pillola per dimagrire, della soluzione definitiva. Ma purtroppo, se il problema è lo stile di vita difficilmente una pillola senza altre azioni sarà sufficiente.

E questo è il caso dello studio. Il problema gestionale che il titolare si trova ad affrontare è troppo articolato per essere risolto con la semplice “visibilità dei dati”.

Ci sono tre momenti critici nel processo di “riorganizzazione”:
1. Impostare lo strumento
2. Spiegarlo
3. Utilizzarlo, ossia usarne i dati per fini decisionali.

Ammesso di avere lo strumento perfetto, e ammesso che la struttura lo usi facendo emergere tutti i dati a voi necessari per l’analisi, siete davvero sicuri che questa “consapevolezza numerica” sia sufficiente per prendere delle decisioni concrete?

Provate a pensare ad un cliente poco remunerativo, anche se non avete un sistema di rendicontazione dei tempi. Sapreste indicarmene almeno uno? Immagino di sì. Bene, cosa avete fatto, state facendo o avete intenzione di fare per modificare quella specifica situazione?

Non banale vero? Spessissimo il caso del cliente poco remunerativo si ripete di anno in anno, senza subire sostanziali modifiche… Eh sì, ma quel cliente più di così non vuole spendere. Ok, se anche questo fosse vero, avete un’altra soluzione pratica? Perché l’alternativa a risolvere il problema è tenerselo.

Oppure mettiamo caso di dover affrontare con la struttura un percorso di miglioramento dei tempi e delle modalità di lavoro per essere più competitivi. Da dove si parte? Con cosa sostituire un processo di lavoro che si è sviluppato naturalmente e consolidato, magari, in 20 anni? Non semplice, anche perché qualunque proposta si scontrerà con la naturalissima resistenza al cambiamento che la struttura vi metterà di fronte.

Insomma, lo strumento è importante, ma diffidate delle soluzioni semplici per problemi complessi, spesso non funzionano. Chi vuole affrontare seriamente la gestione deve partire da cosa vuole ottenere per capire come modificare la situazione attuale al fine di raggiungere quell’obiettivo.

Certo, devono esserci strumenti adeguati, ma anche un attento coinvolgimento volto alla responsabilizzazione della struttura e non ultimo, deve esserci qualcuno capace di allargare gli orizzonti dei titolari per contemplare soluzioni e modalità di lavoro fino ad oggi non conosciute o applicate con efficacia.

Il rilancio passa prima dai numeri, poi dalle persone ed infine da voi, i titolari, perché senza di voi, convinti di quello che state facendo, purtroppo, non è realistico aspettarsi alcun cambiamento significativo.

Fosse così semplice, direi che la maggior parte sarebbe già giunta al traguardo, ma nei fatti questa maggior parte è ancora molto vicino alla linea di partenza.