Se sei stanco di essere interrotto dai tuoi collaboratori mentre lavori, sappi che le procedure operative possono risolvere il problema. In questo video-articolo imparerai:
Le procedure operative dello studio professionale rappresentano un modo attraverso il quale il professionista, la struttura e/o il gruppo di lavoro scrive come svolge le attività, in modo tale che sia possibile seguire una traccia ben definita.
Sono una serie di azioni conseguenti assegnate a un responsabile, insieme a indicazioni sui tempi necessari per eseguire ciascuna di queste attività. Le procedure operative trasformano il talento e le modalità di lavoro dello studio professionale in competenze scritte. Forniscono una base su cui capitalizzare e condividere il modus operandi.
Sono particolarmente importanti quando c'è un certo livello di turnover o quando lo studio del professionista sta crescendo, magari attraverso operazioni straordinarie. Inoltre, consentono di valutare costantemente le migliori modalità per svolgere le attività. Infatti, il modo in cui le cose sono fatte oggi potrebbe non essere il più efficiente in termini di qualità o tempistiche.
Per scrivere con successo le procedure operative è importante evitare di avere un approccio top-down e impostare le procedure dall'alto, soprattutto se i tuoi collaboratori lavorano con te da diversi anni. Calare dall'alto un manuale di procedure che il personale non si sente coinvolto a seguire porta a rifiuti massicci e difficoltà nell'utilizzo.
Al contrario, devono emergere dal basso e devono essere condivise con il gruppo di lavoro. È essenziale identificare le best practice e coinvolgere attivamente le persone nella scrittura delle procedure.
Questo coinvolgimento permette di trovare una via di mezzo tra il miglior approccio teorico e il modo realistico di fare le cose. Le procedure devono essere scritte in modo pratico, adatte alla realtà del tuo studio e seguite come guida per ottenere numerosi vantaggi e benefici.
Le procedure operativo offrono numerosi vantaggi agli studi professionali. Innanzitutto, trasformano l'esperienza e il talento dei collaboratori in competenze scritte, che possono essere periodicamente riviste e aggiornate. Ciò permette allo studio di far fruttare gli investimenti e le informazioni relative a determinate tematiche.
Inoltre, le procedure facilitano l'inserimento di nuove risorse, evitando problemi legati al turnover e garantendo una maggiore prontezza operativa. Questo rendono la struttura più attrattiva per i potenziali dipendenti, che si sentono maggiormente supportati e tutelati.
Si possono sfruttare le procedure operative anche come opportunità formativa, consentendo un momento di condivisione all'interno della struttura e facilitando il miglioramento delle competenze.
Infine, possono risultare utili per ottenere una certificazione di qualità come ISO 9001, ma attenzione a non confondere le due cose!
Spesso le persone tendono a confondere le procedure con un sistema di pianificazione e controllo. Tuttavia, il sistema di pianificazione e controllo parte principalmente il monitoraggio delle attività e dei tempi di lavoro per capire cosa funziona e come migliorarlo, consentendo di valutare l'efficienza dello studio. Le procedure, d'altra parte, costituiscono il sistema organizzativo che definisce come svolgere le attività.
Le procedure operative sono uno strumento essenziale per migliorare l'efficienza e l'organizzazione dello studio professionale. Scrivere queste istruzioni coinvolgendo il team e adattandole alla realtà dello studio professionale garantisce utilità e condivisione da parte dei collaboratori. Con una corretta implementazione delle procedure, lo studio professionale sarà in grado di ottenere numerosi vantaggi, tra cui maggiore produttività, miglioramento della qualità del lavoro e una maggiore attrattiva verso nuove risorse e clienti.
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