Una gestione del tempo nello studio professionale corretta dipende della decisione del titolare. A parole, il discorso non fa una piega. Nei fatti, però’...
Ogni giorno è la stessa storia. L’agenda di un commercialista o di un professionista diventa in men che non si dica un campo minato di impegni che fanno scendere di priorità tante altre attività che in ogni caso si devono portare a termine.
I clienti poi pretendono l’impossibile. Ti chiedono oggi quello che a loro serviva “ieri”. Ogni minuto è buono per chiamarti e il, più delle volte, farti perdere tempo prezioso. Le scadenze non finiscono mai, per non parlare della mole di lavoro durante le dichiarazioni fiscali. I cambiamenti normativi e le leggi sono sempre in evoluzione, così come la tecnologia. Devi trovare del tempo per la formazione continua, coordinare i dipendenti, la burocrazia per il tuo studio e così via in un vortice pericoloso.
Le urgenze si accavallano fino a rimandare all’anno prossimo buoni propositi come implementare controllo di gestione e marketing pianificati in questi mesi per lo studio professionale.
Alt! Fermati a riflettere. Quanto tempo puoi andare avanti così?
Come gestire le cose fare? Come organizzare i propri impegni? Come portare a termine tutto questo senza farsi prendere dall’agitazione? L’uomo ha bisogno di una bussola e il tuo studio professionale necessita di una chiara indicazione su come impiegare il tempo e le risorse a disposizione nel migliore dei modi. In questa guida imparerai a:
La gestione del tempo (time management) è il processo di pianificazione e controllo delle ore che hai a disposizione, applicato e utilizzato in attività precise.
Tu e il tuo personale avete tutto il tempo necessario per fare ciò che è importante, ma nella pratica qualcosa ve lo sta portando via e si chiama “finto” impegno. In questa categoria trovi tutte le attività che si rivelano una perdita di tempo o che comunque portano a risultati per te irrilevanti.
Tra gli esempi troviamo il cliente che ti sottrae 3 ore per raccontarti tutta la sua vita, la gestione di attività con ritorni economici irrisori o assenti, la gestione di processi eccessivamente pesanti.
Per portare a termine tutti gli impegni quotidiani rimani nel tuo ufficio molto più tempo di quanto vorresti, senza ottenere in cambio nulla di proficuo.
Il problema, però, non sono le scadenze. Tu sei la causa di questa situazione che ti tiene sotto controllo. Accade perché non hai una corretta gestione del tempo di lavoro.
Capire come gestire il tempo in modo corretto e organizzare gli impegni è importante perché influisce in modo diretto sulle prestazioni tue e di tutto il personale in studio in quanto ti aiuta a:
In altre parole, rappresenta la chiave per dire addio alle nottate e ai weekend in ufficio. Mica male, vero?
Ora che hai capito che ti servono una o più tecniche per gestire il tempo in modo corretto e consapevole, devi comprendere come fare per organizzare gli impegni della giornata lavorativa nel migliore dei modi senza finire in burnout.
La bella notizia è che il cambiamento parte da te. Infatti, il primo passo per imparare a gestire il tempo al meglio delle tue risorse si chiama autodisciplina.
Devi capire che non tutto ha la stessa importanza. Al tempo stesso, però, tutto costa “fatica”. Per questo motivo, hai bisogno di imparare come attribuire le priorità in modo efficace per il tuo studio professionale.
Come professionista, parti dal dire di no alle richieste che non sono strumentali al raggiungimento dei tuoi obiettivi professionali.
Tieni sempre a mente cosa vuoi dalla tua attività e dalla tua vita in modo da selezionare gli impegni su cui investire la tua fatica.
Fai un elenco mentale dei motivi per cui nella tua situazione questo non è possibile. In alternativa, valuta con “distacco emotivo” quanto quello che hai letto sia verosimile e trova ispirazione in questa linea di pensiero.
Un modo utile per aiutare te e i tuoi collaboratori a migliorare la gestione del tempo e adottare questa mentalità è quello di utilizzare la cosiddetta “matrice di Eisenhower”. Ma che cos’è?
La matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione delle attività che ti permette di distinguere tra quelle urgenti e quelle importanti, in modo tale da guidare in maniera efficiente il flusso di lavoro.
Come hai potuto intuire ci sono due punti fondamentali in questa matrice: urgente e importante. Tuttavia, questi concetti a prima vista simili, rischiano di essere confusi.
Classifica le attività urgenti come quelle che necessitano della tua immediata attenzione. Quando un compito è urgente, lo devi fare subito. Se non lo fai in tempo, ci sono delle chiare ripercussioni. I compiti urgenti non li puoi evitare. Più a lungo li posticipi e maggiore sarà il tuo stress.
Alcuni esempi di attività urgenti sono:
Le attività importanti includono i compiti che non necessitano di immediata attenzione, ma ti permettono di raggiungere gli obiettivi a lungo termine. Ricorda che meno urgente, non significa meno importante. Per questo motivo, devi pianificare questi impegni e usare le tue risorse in maniera efficiente.
Alcuni esempi di attività importanti nella matrice di Eisenhower sono:
Prepara dei fogli A4 (o la loro versione digitale) sulla scrivania suddivisi in 4 quadranti che combinano urgenza e importanza.
Inserisci le attività. Le cose da fare risulteranno meno confuse, più ordinate e soprattutto più gestibili. In particolare avrai una chiara idea di cosa:
In altre parole, puoi delegare quasi tutto ciò che è urgente ma non importante. Devi dire di no a ciò che non è né importanti né urgente. Da titolare, riserva almeno 1 giorno a settimana per la gestione delle cose importanti nel medio-lungo termine per il futuro del tuo studio professionale. Le cose importanti ed urgenti, ovviamente, hanno priorità assoluta.
Spero che proverai in prima persona questo piccolo “trucco” del mestiere e sono convinto che ne vedrai i benefici già in pochi giorni. Buon lavoro!
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Articolo pubblicato su Ratio Quotidiano il in data 15/09/2022.
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