Perché è così necessario implementare un sistema di rendicontazione delle attività lavorative nello studio professionale? Sebbene sia molto importante, tanti professionisti titolari si trovano in difficoltà su come rendicontare le attività svolte dal personale.
Indipendentemente dalle dimensioni e dal numero di collaboratori dello studio professionale le giustificazioni sono sempre le stesse. Ci sono già troppi impegni, compiti da svolgere e richieste improvvise da parte dei clienti.
Tuttavia, rilevare le attività svolte, sebbene richieda del tempo extra, serve proprio a questo.
Vuoi rendicontare i tempi all’interno del tuo studio nel modo corretto ma non sai da dove partire? Scopri di più in questa guida pratica con le risposte alle domande frequenti dei commercialisti e titolari di studi professionali.
La rendicontazione delle attività lavorative è la funzione attraverso la quale il titolare di uno studio professionale si rende conto della mole di lavoro all'interno della struttura per i clienti e per la struttura stessa. Permette di capire cosa stanno facendo i collaboratori e se stanno portando risultati positivi o negativi.
Dire che manca il tempo per la rendicontazione delle ore non ha senso. Così come per un cameriere in un bar, la parte difficile non è segnare la comanda, ma portare il vassoio pieno di birre, vino, ecc. al tavolo, in uno studio professionale la parte faticosa è il lavoro operativo come la consulenza al cliente e non la rilevazione di quella attività.
Indipendentemente da lavorare in un bar o in uno studio professionale, poco importa. Se non si segna la comanda o l’attività, si rischia di dimenticarla e non farla pagare al cliente senza accorgersene. E questo non va bene per la redditività del proprio business.
In un periodo di crisi come quello che stanno vivendo gli studi professionali, la rendicontazione delle attività è essenziale. I dati rilevati, infatti, permettono di prendere le migliori decisioni per la gestione del cliente e della struttura.
Il cliente ignora tutto quello che si fa all’interno di uno studio professionale. È compito di tutto lo studio portarlo a conoscenza della quantità di tempo e lavoro impiegata per lui e dar valore a queste attività. Come? Attraverso, appunto, la rendicontazione delle ore.
La rendicontazione delle attività deve richiedere al massimo 5 minuti al giorno al titolare e al personale dello studio professionale. Se occupa più di 10 minuti, non va bene perché ci sarà la tendenza ad abbandonare questa abitudine nel tempo. Tuttavia, si può svolgere una rendicontazione delle attività in 5 minuti o meno al giorno solo se si sceglie uno strumento per rilevare le ore semplice, impostato in un certo modo e capito dalla struttura.
Qual è l’obiettivo della rendicontazione delle ore?
Bisogna capire perché si segnano le ore. L’obiettivo, infatti, non è segnare i secondi ma capire dove vanno le risorse in termini di tempo e personale a disposizione.
A cosa servono i dati ottenuti dalla rendicontazione delle attività?
A capire la redditività dei clienti.
Devo segnare sul timesheet anche le attività che non faccio per i clienti?
Sì. Sono, infatti, utili per capire quanto pesano qualora sia necessario un intervento per modificare i risultati.
Che livello di dettaglio è necessario? Devo segnare anche le attività da 5 minuti?
Dipende. Se è la prima volta che si implementa la rilevazione delle ore,, prima che diventino rilevanti come dato i 5 minuti, passa un po’ di tempo. Tuttavia, se si vuole essere precisi fin dall’inizio e inserire anche le attività da 5 minuti, meglio.
Molti studi professionali non riescono a condurre rendicontazione delle attività e un sistema di pianificazione e controllo di gestione in modo corretto.
Se ne intuiscono le potenzialità del sistema di rilevazione, ma al primo problema se ne interrompe l’utilizzo.
Anche se si rendicontano le attività senza problemi, nel momento in cui bisogna prendere delle decisioni concrete basate su informazioni nuove e, a volte, disorientanti, ci si trova in difficoltà.
A livello di analisi e lettura dei dati, si fatica anche a capire come incidono in modo effettivo sul cliente, sulle performance o sulla struttura.
Rendicontazione delle attività e controllo di gestione indicano se le performance di uno studio professionale sono "accettabili" o meno. Tuttavia, in questo secondo scenario, condizioni non accettabili non significa licenziare il collaboratore. Bisogna, invece, modificare il processo che porta al risultato. In questo modo, sarà possibile ottenere un risultato diverso. Infatti, se entrambe le parti sono consapevoli della presenza del problema attraverso un output differente dalle aspettative, insieme sarà più facile trovare la soluzione.
Il controllo di gestione all'interno dello studio professionale mira a sostituire. Nel tempo cambiano gli equilibri, cambiano i clienti, le persone, gli adempimenti. Il titolare deve avere la capacità di sostituire le scelte che non vanno più bene o gli equilibri che non funzionano più. Alcuni esempi sono un cliente che paga troppo poco rispetto a quello che sta ricevendo o una performance della struttura non in linea con quelle di altre strutture.
Si cambiano i processi che portano a risultati scarsi con altri processi o altre situazioni con output migliori.
Questo è un compito fondamentale per il titolare dello studio professionale. Bisogna dedicare almeno una giornata al mese a capire cosa sta facendo la struttura. In questo modo si potrà indicare al personale come lavorare con la modalità migliore.
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