I segreti per un preventivo perfetto per studi professionali

Come formulare un preventivo perfetto per guadagnare senza far scappare il cliente

I segreti per un preventivo perfetto

Ti chiedi continuamente come fare un preventivo che garantisca un buon margine ma senza far scappare i clienti a gambe levate?


In questa guida puoi scoprire come fare dei preventivi su cui lo studio possa guadagnare e che siano sostenibili per il cliente.

Le regole del preventivo perfetto: tutto quello che devi sapere per vincere la sfida con il cliente

Un preventivo giusto è fondamentale per permettere alla tua realtà di guadagnare.

Ma come si formula? Quali criteri occorre tenere in considerazione?

Piccoli errori nella formulazione del preventivo e nella gestione della trattativa commerciale possono causare gravi perdite allo studio.

In questa guida ti spieghiamo perché devi conoscere alcuni parametri gestionali fondamentali del tuo studio professionale come:

·       costo medio

·       tempo

·       rischio professionale

per formulare dei preventivi efficaci e che soddisfino il cliente.

Gli elementi che devi conoscere per stabilire il tuo prezzo

Innanzitutto, un imprenditore non può creare i propri prezzi senza conoscere perfettamente i propri costi: il rischio è quello di proporre un preventivo troppo basso pur di

accaparrarsi il cliente, non generando così alcun margine.

È fondamentale quindi conoscere il livello (prezzo) sotto il quale non puoi scendere.

Comprendere i costi in modo preciso, infatti, ti aiuta a fissare prezzi, e a:

·       definire il valore delle prestazioni

·       non scendere sotto la soglia di prezzo che decidi

 

Una seconda parentesi riguarda il tempo che lo studio dedica ad ogni cliente per lo svolgimento di prestazioni di servizi. Funziona così: lo studio trasforma le ore

(tempo) in lavoro per il cliente, e il tempo ha un costo. Più tempo ci si mette per lo svolgimento di un'attività, più questa costerà. Di conseguenza, questo deve avere un

effetto sul prezzo.

Il problema sorge nel momento in cui lo studio si sbilancia prima su una prestazione valorizzata a forfait, rischiando di impiegare risorse non coerenti con quelle

preventivate in termini di impegno, tempo e costi.

Quando si formula un prezzo, occorre inoltre considerare il rischio intrinseco e la responsabilità che implica lo svolgimento di attività complesse, come un’operazione di

fusione tra due aziende.

Tali attività richiedono competenze tecnico professionali non scontate e che devono essere adeguatamente valorizzate.

Prezzo a forfait o valorizzazione a ore?

La maggior parte degli studi professionali opta per il modello di gestione del cliente a forfait, sbilanciandosi prima sul prezzo della prestazione e gestendo tutto il lavoro

a posteriori.

Il rischio è venga svolto del lavoro extra che non viene valorizzato nell’importo del forfait, generando così una perdita per lo studio.

La causa di questa dinamica è spesso il comportamento del cliente, perché all'interno del calderone forfait rischiano di finire tantissimi compiti. Rischia di esserci

un cliente difficile e molto impegnativo che chiama 15 volte al giorno i tuoi collaboratori.

Un tempo i clienti pagavano senza obiezioni, riconoscevano il valore del servizio, e addirittura facevano regali al professionista.

La narrazione quindi, è sempre stata quella del cliente che ha sempre ragione.

La situazione oggi però è cambiata. Perché:

·       è cambiato il mercato

·       è cambiata la disponibilità del cliente a pagarci

·       sono cambiati i costi dello Studio.

A fronte di questo, la struttura deve sapere: quanto lavoro bisogna fare per il cliente?

Come capire quanto farsi pagare grazie ai Benchmark

Quando un professionista si trova a fare un preventivo ha sempre molti dubbi, tra cui individuare il prezzo a cui può guadagna senza fare scappare il cliente.

Di solito quindi procede basandosi solo sulla propria esperienza, ricordando le volte in cui ‘è andata bene’. Basarsi solamente sulle proprie abitudini ed essere ego-riferiti

non è la mossa più strategica, in quanto non saprai mai come ti posizioni sul mercato e tra la concorrenza.

Che prezzi propongono i tuoi colleghi a fronte dello stesso servizio? E quanto tempo dedicano al cliente?

Lo puoi sapere solo con i benchmark: parametri di confronto tra le prestazioni del tuo studio e quelle dei concorrenti. Questi dati indicano la velocità di crociera degli altri

studi, per consentirti di capire il tempo medio da dedicare a una determinata prestazione, che prezzo chiedere al cliente, e così via.

Conoscere i tempi di svolgimento delle attività dei colleghi ti consente di valutare dove vuoi posizionarti tu, e di conseguenza calcolare un preventivo a forfait che sia

abbastanza capiente a fronte del tempo e risorse che dedicherai al cliente.

Se il cliente richiede servizi extra devi esserne consapevole e valutare un nuovo prezzo sul quale hai l’aspettativa di guadagnare.

Come gestire le richieste di sconto? Attenzione ai clienti furbi

Quando notate che il cliente confronta molto il vostro prezzo con quello degli altri, il primo elemento di cui è importante rendersi conto è che il cliente dà per scontato che il servizio erogato da voi o da qualunque altra struttura sia uguale.

Il cliente non sa che cosa fa per lui lo studio professionale, l’unica variabile che fa la differenza nella sua mente è il prezzo.

Come si può quindi far capire al cliente che il tuo servizio è diverso? Devi pensare bene il modo con cui presentare il servizio, il valore intrinseco della prestazione e

quanto tu sei in grado di accompagnarlo in qualità di consulente.

Il cliente compra la competenza e l’affidabilità che ricerca in un professionista, la capacità e la garanzia di essere sollevato dai problemi.

Quando presenti un preventivo, non limitarti a esporre il tuo prezzo, metti bene in luce questi elementi, e vedrai che il cliente percepirà in te del valore aggiunto.

Il concetto è capire qual è il suo problema, individuare la soluzione e il prezzo necessario affinché tu possa garantirla.

È fondamentale coinvolgere il cliente in questo dialogo, presentargli tutte le caratteristiche del tuo servizio e le competenze che solo in te può trovare per soddisfare le

sue esigenze.

La differenza sta nel servizio che solo tu puoi offrire.

Ma il cliente non lo può sapere, bisogna spiegarglielo, altrimenti preferirà sempre chi costa meno.

Proviamo a guardare la richiesta di sconto da un'altra prospettiva e vediamola come una richiesta di attenzione.

Il cliente chiede lo sconto perché:

 

·       prova a fare il furbo

·       non ha abbastanza risorse economiche

 

spesso però il motivo principale è che non sa per cosa sta pagando.

La richiesta di sconto è una richiesta di attenzioni, è un invito a comunicare con chiarezza la qualità e l'unicità del tuo servizio.

Cogli questa richiesta come un'opportunità di migliorarlo!

Di fronte a questa situazione ci sono due tipi di professionisti:

Il professionista che si arrampica sugli specchi, che non sa cosa rispondere al cliente e si trova a sostenere un dialogo basato o su chi urla dipiù o chi è più convincente,

senza però arrivare alla sostanza delle cose e lasciando il cliente insoddisfatto.

Poi ci sono i professionisti che sanno di che cosa stanno parlando, ovvero che hanno ben chiaro che cosa si sta vendendo al cliente e cosa lui acquista.

Devi essere in grado di esplicitare e spiegare al cliente quanto è articolato il tuo lavoro, perché nella sua testa si tratta di fare 3 click sulla tastiera.

Come puoi dimostrarlo?

Con un sistema di rilevazione dei tempi, con il quale puoi mostrare al cliente ciò che state facendo per lui. Il cliente dà valore ai soldi che vi sta dando considerando

quello che sta ricevendo. Se il cliente pensa di starti pagando troppo rispetto al servizio che sta ricevendo, vi chiederà lo sconto oppure non acquisterà.

Devi far capire la complessità del tuo servizio con tutti i suoi crismi, benefici, rischi e responsabilità: solo così puoi rimettere in proporzione il prezzo.

Non fare sconti, semplicemente spiega il valore del tuo lavoro!

Come spiegare alla struttura la corretta gestione del cliente

Un elemento fondamentale nella gestione della redditività dei clienti è anche riuscire a spiegare alla propria struttura cosa deve essere fatto per il cliente finale, perché

storicamente il personale degli studi professionali è stato impostato con l’obiettivo di massimizzare l'efficacia e la qualità del servizio.

Alcuni collaboratori, quindi, sono sempre disponibili per il cliente perché così gli è stato insegnato e così sono abituate, ritenendo che il cliente abbia sempre ragione.

Questa concezione è un retaggio del passato, dei tempi in cui il professionista era rispettato tanto da ricevere decine di cesti di regalo per Natale. All’epoca era

sufficiente lavorare bene e soddisfare il cliente per avere la garanzia che non se ne andasse per la concorrenza e per scongiurare qualsiasi problema di redditività.

Questi tempi di anni d’oro della professione però sono superati.

Il mercato poi è cambiato, i clienti sono cambiati e così la loro disponibilità a pagarti.

Sono cambiati i valori delle prestazioni e soprattutto, i costi degli studi professionali.

Oggi, uno studio professionale che funziona è uno studio che ha saputo spiegare alle persone coinvolte l’entità e la qualità del lavoro da svolgere per il cliente, oltre il

tempo ideale da dedicargli.

Quali sono i passi corretti per aumentare margini e clienti del tuo studio

Spesso i professionisti si chiedono: “Ma i prezzi io non li devo fare solo sul costo!”

Condivisibile, ci sono altri elementi da tenere in considerazione.

Se il prezzo è più basso del costo però, non stai guadagnando. Banale? Ti assicuriamo che non lo è: molti professionisti non ci hanno riflettuto abbastanza,

soprassedendo a quella che è una delle colonne portanti su cui deve basarsi il tuo prezzo.

A livello tecnico sai benissimo cosa stai facendo per il cliente, ma per rispondere alla domanda “A che cosa è utile una contabilità fatta bene per un imprenditore che vuole

gestire bene la propria azienda?” occorre andare oltre gli elementi tecnici, ovvero considerare l’importanza del confezionamento del servizio oltre al prodotto in sé.

Tieni a mente che ogni cliente ha un'esigenza, ogni cliente ha uno studio ideale, e non è detto che ogni cliente vada bene per te.

Cerca i clienti allineati con i valori del tuo studio, poponi e vendi servizi utili a loro e fatteli pagare nel modo corretto.

Nella negoziazione con il cliente, basata su questi binari principali, si va a determinare la tua soddisfazione sul loro margine, cioè sul margine che generi sul cliente.

E se ogni cliente ha margine, lo studio difficilmente non sarà in utile!

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Losi Lorenzo

Cofondatore & Direttore Commerciale BDM Associati

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