Bilanciamento vita-lavoro: 6 consigli per lo studio professionale

6 linee guida per bilanciare lavoro e vita privata nello studio professionale.

Il concetto di equilibrio tra vita e lavoro si è evoluto nel tempo, acquisendo sempre più importanza.
Complici le dinamiche pandemiche, le persone hanno riconsiderato le proprie priorità e sono sempre meno disposte a compromettere il proprio benessere personale.
Se è vero che per i lavoratori è sempre più importante inserirsi in una realtà dove è rispettata e tutelata la sfera personale, è altrettanto vero che gli studi professionali faticano ad adeguarsi al concetto di bilanciamento vita-lavoro
Tra scadenze, richieste del cliente, urgenze e il retaggio di storiche modalità di lavoro, gli studi professionali tendono a non avere orari, a rispondere al cliente "sempre e comunque", a lavorare fino a tardi e a volte anche nei weekend.

Che effetto ha tutto questo?

Un effetto semplice e ben noto a tutti i titolari di studio: è impossibile trovare nuovi collaboratori.
I giovani professionisti preferiscono cercare posizioni in azienda, dove il lavoro è meglio scandito, piuttosto che finire nel caos dello studio professionale.
La buona notizia è che, con qualche semplice accorgimento, è possibile garantire un buon equilibrio vita - lavoro ai propri collaboratori, guadagnare un'ottima reputazione e attirare sempre più risorse di valore!

In questo articolo scoprirai le 6 LINEE GUIDA per garantire a te e al tuo team un buon equilibrio vita-lavoro:

  1. Bilanciamento lavoro e vita privata: come evitare il Burnout
  2. Importante o Urgente? A cosa serve la Matrice di Eisenhower
  3. 3+1 strategie per delegare con successo
  4. Come misurare i carichi di lavoro nello studio professionale
  5. La leadership nello studio professionale
  6. Benessere lavorativo nello studio professionale

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1. Bilanciamento lavoro e vita privata: come evitare il Burnout

Quante volte ti è capitato di ricevere un messaggio o una telefonata del cliente fuori dall'orario di lavoro?
Il dilemma è: meglio rispondere o non rispondere?
La risposta corretta è ovviamente la seconda: è importante definire dei confini tra l'orario lavorativo e la vita privata e imporre ai clienti il loro rispetto, oppure ogni scusa sarà buona per interrompere i tuoi momenti in famiglia, le tue cene con gli amici, le tue passeggiate e le tue vacanze.
Eppure, la maggior parte dei professionisti sente l'urgenza e il bisogno di rispondere, ovunque si trovi. Questo nasce dalla vostra innata passione per risolvere i problemi dei clienti, ed è ammirevole. Attenzione però a non esagerare.
Non stabilire delle regole nella disponibilità verso colleghi e clienti può portare a:

·      perdita di autorevolezza: il cliente penserà "questa persona è a mia disposizione, posso chiamarla e disturbarla quando voglio, sono io che comando".

·      difficoltà di concentrazione: ricevere telefonate e messaggi sul proprio telefono personale può interrompere momenti importanti sia sul lavoro che nella vita privata, spezzando la concentrazione o disturbando la persona

·      burnout: sentirsi costantemente reperibile e "sul lavoro" causa forte stress che può portare proprio alla sindrome da burnout, sempre più diffusa e che spesso porta alla dimissioni spontanee del collaboratore.

Se sei un titolare, sei padrone del tuo tempo e dei tuoi risultati, quindi, tutto sommato, la scelta è tua: puoi rispondere o non rispondere ai clienti, puoi lavorare 10 oppure 8 ore al giorno, puoi dedicare l'intera vita al lavoro oppure bilanciarlo con interessi e affetti.
Se hai dei collaboratori, però, è fondamentale tenere in grande considerazione tutti questi aspetti.

Esigere dal tuo team la tua stessa disponibilità a lavorare anche durante il tempo libero, venendo meno alla preziosa separazione tra vita privata e lavorativa, genera stress che, sul lungo periodo, può sconfinare nel burnout.
Per il cliente sarà sempre tutto urgente; l'abilità del professionista sta nell'educare il cliente al rispetto del tempo e dello spazio non lavorativo.

2. Importante o Urgente? A cosa serve la Matrice di Eisenhower

Una grande strategia per evitare il burnout è imparare a controllare il tempo
Se ti sembra impossibile, sappi che non lo è e che oltre 1.000 professionisti in tutta Italia già lo fanno grazie al Protocollo BDM. 
Perché sia il Professionista a gestire il tempo e non le scadenze e dettare i ritmi di vita del professionista, è fondamentale una buona pianificazione delle attività.
La Matrice di Eisenhower è un prezioso strumento che può aiutarti a pianificare le tue attività, classificandole per importanza e urgenza.

Per ogni attività che devi svolgere, fatti la domanda:
Questa attività è importante*?

*Def Importante: non richiede la tua immediata attenzione, ma è un'attività fondamentale per raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.

Questa attività è urgente**?

*Def Urgente: l'attività richiedere immediata attenzione, ma non è necessariamente strategica o importante.

Sulla base delle tue risposte, le attività troveranno posto in un quadrante differente, che ti aiuterà a capire come comportarti nei loro confronti:

o   DA FARE IMMEDIATAMENTE: attività importanti e urgenti

o   DA PIANIFICARE PER DOPO: attività importanti e non urgente

o   DA DELEGARE AD ALTRI: attività urgenti ma non importanti

o   DA SCARTARE:attività non importanti e non urgenti

 Per gestire al meglio il tuo tempo, impara a dedicarti solo alle attività che richiedono davvero la tua attenzione (importanti e urgenti, non urgenti ma importanti) e a scartare tutto il resto.

Questo ti permetterà di:

·      essere più efficiente e meno in affanno

·      portare risultati maggiori e significativi

·      essere più sereno e soddisfatto

 Tieni sempre a mente cosa vuoi dalla tua attività e dalla tua vita in modo da selezionare gli impegni su cui investire la tua fatica. 

 

3. 3+1 strategie per delegare con successo

Verità N.1: Non puoi fare tutto da solo!
Verità N.2
: Se non deleghi, il tuo team si stancherà di lavorare con te e andrà a cercare altri lavori più stimolanti!

Lo sappiamo, delegare non è di certo semplice, ma è essenziale per migliorare la gestione del tuo tempo (e ridurre il tuo carico di stress) e per tenere alta la motivazione dei collaboratori.
Sempre più giovani, come dimostrano studi e report, cercano nel lavoro un'opportunità di realizzazione e un ambiente dove partecipare e contribuire a una missione condivisa. Relegarli a svolgere per mesi se non anni la stessa attività, operativa e poco stimolante, li porterà inevitabilmente a un forte senso di frustrazione.

Il nostro consiglio è quindi:

1.    individua le attività che si trovano all'interno del quadrante "Delega" della matrice di Eisenhower

2.    attribuisci a ogni attività un grado di difficoltà e responsabilità

3.    individua nel tuo team le persone più idonee a svolgere queste attività sulla base delle loro competenze, dell'anzianità e del tempo che hanno a disposizione

FONDAMENTALE: quando assegni l'attività, spiegala al collaboratore sia dal punto di vista tecnico che dal punto di vista strategico (perché va fatta? che benefici porta alla studio? all'interno di quale obiettivo si inserisce?). Se è la prima volta che il collaboratore svolge quella mansione, assicurati di dargli tutto l'affiancamento necessario e di controllare periodicamente il risultato di ciò che sta facendo.
Delega
è anche insegnamento!
Applicando questi consigli potrai lavorare con maggiore serenità, evitando sia a te che al tuo team situazioni di stress e sovraccarico.

 

4. Come misurare i carichi di lavoro nello studio professionale

Per prevenire il burnout e lo stress è fondamentale capire quanto lavoro una persona dovrebbe riuscire a gestire, rispetto a quello che sta già gestendo. 

Se un collaboratore sta gestendo troppo lavoro, potrebbe avere un carico di stress elevato...
Se un collaboratore sta gestendo poco lavoro, potrebbe sentirsi annoiato e demotivato...
In entrambi i casi, la strada porta alle dimissioni o a un abbassamento nella qualità del lavoro svolto.
Evitarlo è più semplice di quel che tanti pensano:

1.  definiamo, per ogni collaboratore, una capacità di gestione del lavoro sulla base di competenze, anzianità e orario di lavoro

2.  classifichiamo i clienti di studio e le macro attività per complessità e tempo richiesto

3.  assegnamo a ogni collaboratore un numero di clienti e attività compatibile con i criteri sopracitati

Questo è il primo passo del Protocollo BDM!
Poi, bisogna assicurarsi che le valutazioni fatte a preventivo siano corrette e coerenti con la realtà. Per questo, consigliamo di introdurre un sistema di rilevazione delle attività (timesheet) che metterà in luce a colpo d'occhio

·      i clienti che stanno sforando il loro budget di ore

·      il carico di lavoro di ogni persona

5. La leadership nello studio professionale

Il professionista leader è in grado di valorizzare ogni membro del suo team, riconoscere il suo ruolo e l'impatto che ha nel raggiungimento degli obiettivi dello studio professionale.
Questo crea nel team un senso di appartenenza, di collaborazione, e incentiva ogni membro a dare il massimo con passione e dedizione.Riconoscere le competenze e le attitudini dei collaboratori significa anche sapere a che è meglio assegnare un compito e a chi invece un obiettivo.
È una distinzione importante e sbagliare può portare a spiacevoli conseguenze:

·      Le risorse più qualificate e con più esperienza tendono ad aspettarsi degli obiettivi. Si sentono in grado di gestire in modo autonomo la pianificazione delle attività e di mettere in fila tutti i passaggi per arrivare al risultato finale.
Assegnargli un compito potrebbe farle sentire sminuite e sottovalutate.

·      I collaboratori più giovani e inesperti preferiscono invece dei compiti. Non sono pronti a gestire gli obiettivi e hanno bisogno di sentirsi dire esattamente cosa fare. Assegnare loro degli obiettivi potrebbe causargli ansia, senso di inadeguatezza e stress.

Capire questa dinamica è essenziale per valorizzare le competenze di ciascuno senza generare malcontenti.
Essere un buon leader per il tuo studio professionale o peri l tuo team di lavoro ti permetterà di veder crescere persone soddisfatte e felici, di aumentare la produttività e soprattutto la tua soddisfazione lavorativa.

 

6. Benessere lavorativo nello studio professionale

 Le persone, come abbiamo detto, cercano la possibilità di realizzarsi e di crescere in un contesto dove viene riconosciuto il loro apporto e il loro contributo.
Perché lo studio possa tornare attraente agli occhi di collaboratori e candidati, deve iniziare quinti a strutturare i tanto temuti piani di crescita.Già ben noti alle aziende, i piani di crescita permettono di conoscere quale sarà il proprio percorso all'interno dello studio. Per questo devono comprendere

·      le competenze che lo studio vuole dal candidato ed entro quando vuole che vengano acquisite

·      gli strumenti che lo studio mette a disposizione del candidato per formarlo

·      obiettivi di team e premi / incentivi che verranno riconosciuti in caso di successo

Se oggi non hai ancora un piano di crescita e un buon sistema di incentivi per i tuoi collaboratori, è ora di correre ai ripari!

Dal bilanciamento vita-lavoro dipende la reputazione del tuo studio professionale.

Vuoi applicare queste strategie nel tuo studio per migliorare la qualità del lavoro?
Fai due chiacchiere con i nostri consulenti esperti!

 

Dallanoce Stefano

Partner e Consulente Direzionale

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