Pensi che il Controllo di Gestione non si possa applicare al tuo studio professionale? Oppure stai utilizzando questo sistema e pensi di non poter raggiungere risultati economici più alti? Continua a leggere questo articolo per alcuni consigli su come migliorare la gestione del tuo studio professionale a livello strategico e organizzativo.
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Cosa si intende per controllo di gestione? Perché è importante per lo studio professionale? Il controllo di gestione (CdG) è una funzione aziendale che permette di comprendere meglio i risultati di un’azienda, o in questo caso del tuo studio professionale, attraverso dei dati numerici.
Attraverso il controllo di gestione si passa da una direzione basata su scelte imprecise motivate da istinto o esperienza a una più coesa guidata da informazioni precise
Con questo sistema di strumenti tecnico-contabili a supporto delle decisioni della direzione aziendale, cambia il modo di vedere i fatti. Magari l'abitudine storica ti porta a pensare che non si possa fare diversamente da così per la gestione del cliente. Tuttavia, l’evidenza dei numeri ti permette di capire se è necessario fare diversamente da ciò a cui sei abituato. Ma come si fa? Il controllo di gestione aiuta a comprendere:
Attraverso l'analisi dei dati emersi dal controllo di gestione, si possono decodificare i comportamenti organizzativi all'interno dello studio professionale. Questo è particolarmente importante poiché coinvolge sia le persone all'interno del team, che devono massimizzare la produttività del lavoro, sia le persone all'esterno, ovvero i clienti.
Il controllo di gestione nello studio professionale mira, quindi, a guidare le persone verso comportamenti sostenibili per la struttura. In altre parole, significa assicurarsi che tali atteggiamenti producano risultati economici positivi. Tuttavia, si può raggiungere questa comprensione solo attraverso uno strumento di valutazione oggettivo rappresentato dai dati.
Uno dei vantaggi del controllo di gestione è, senza dubbio, rappresentato dall’ottimizzazione dei costi nello studio professionale. Attenzione, però al bilancio, il quale include costi che mirano ad ottimizzare l’aspetto fiscale della struttura.
Per migliorare la gestione dello studio professionale, invece, bisogna considerare solo quelli, come dice la parola stessa, gestionali, caratteristici dello studio professionale o dell’azienda.
Se vuoi riclassificare il bilancio in chiave gestionale, devi togliere alcuni costi e aggiungerne altri figurativi.
Alcune voci da eliminare possono essere:
Spesso capita di dover pulire anche in modo abbastanza significativo i bilanci degli studi professionali per avere una chiara rappresentazione di come funziona il business.
Per costi che se ne vanno, ce ne sono altri da aggiungere. Per i professionisti con uno studio professionale di proprietà bisogna includere il costo figurativo di un affitto. Chi ha acceso un mutuo, deve abbassare leggermente questo mutuo per renderlo simile a quello di un affitto.
Tuttavia. il costo più sottovalutato (e più importante) è il costo del titolare dello studio professionale. Infatti, il professionista si paga con l'utile da bilancio. Tuttavia, non esiste un utile se il professionista viene già pagato. Infatti, in caso di professionista operativo, ma non socio di capitale, prima si devono coprire le ore prestate e solo in seguito ci sarà un utile.
Quanto costa il titolare allo studio professionale? Si può considerare tra i€60.000 costo azienda e i €100.000 costo azienda. Attenzione però a non commettere l’errore di confondere questa cifra con quello che “si porta a casa il professionista”. Questa voce, infatti, rappresenta solo un costo figurativo da includere in un bilancio in chiave gestionale. In sua assenza, si rischia di avere una concezione di costi molto più bassi rispetto alla realtà. Il risultato? Prezzi non adatti a coprire le risorse spese per prestare i servizi pagati da quel cliente.
Questo costo figurativo non ha nulla a che vedere col valore del professionista. Per farti comprendere meglio questo concetto, voglio raccontare un episodio che mi è capitato qualche anno fa.
Una professionista di Modena mi disse: “Lorenzo io non valgo meno di €200000”. Allora, le riposi: “non ho alcun dubbio che tu valga €200.000 o cifre più elevate, ma se tu dovessi sostituirti con un'altra persona gli daresti €200000?” In men che non si dica la cifra si è abbassata.
Bisogna, quindi considerare il costo del professionista come stipendio di sostituibilità e non come valore professionale.
Uno studio professionale per funzionare deve produrre ricavi. Tuttavia, il grande problema che impedisce di aumentare i margini dello studio professionale sono le strategie di prezzo.
È importante che il professionista mantenga dei prezzi giusti, in grado di coprire per il lavoro svolto per il cliente e generare un margine. Qual è il problema? Non si può dare per scontato che sia così. Alcuni prezzi possono rivelarsi giusti, ma altri no.
Lo studio professionale lavora di norma con una componente del proprio lavoro gestita a forfait. Magari esistono altri elementi classificati come attività extra.
Il problema grosso consiste nel valutare i pezzi all'interno dello studio professionale, soprattutto in una logica di forfait come valori assoluti. Qual è il rischio? Pensare che il cliente in contabilità ordinaria che paga €15.000 sia molto buono a causa di una cifra all'apparenza consistente e il cliente da €1.500 in contabilità semplificata sia peggiore. In realtà, è molto comune che sul cliente da €1.500 in contabilità semplificata si guadagnino € 7/800 e magari su quello da €15.000 ci sia una perdita di €4.000. Sebbene siano numeri fittizi, rappresentano uno scenario ben comune nel mondo dei professionisti.
Ogni singolo studio professionale ha una quota significativa di clienti al di sotto della tariffa desiderata e altri addirittura al di sotto dei costi sopportati per gestirli. Bisogna, quindi, non farsi ingolosire dai prezzi in valore assoluto. Al contrario, si deve guardare il prezzo solo in rapporto alle risorse necessarie per farsi pagare quella parcella. In altre parole, quanto mi ha dato questo cliente rispetto alle ore richieste? Questo concetto si chiama tariffa o produttività.
Altro grande beneficio che si può ottenere dal controllo di gestione riguarda l’ottimizzazione dei carichi di lavoro del personale.
Tutti i professionisti credono che le proprie strutture siano talmente cariche di lavoro da non riuscire a gestire nuovi clienti. Pensano di essere tutti pieni di lavoro da svolgere.
Qual è il problema? Si usano impressione, istinto e sensazioni per capire quali sono i carichi di lavoro delle proprie strutture professionali. Carico di lavoro effettivo e percezione di carico di lavoro sono due cose distinte e da non confondere.
Esiste un problema che si chiama legge di Parkinson (Parkinson's Law), dal nome del suo autore.
Cyril Northcote Parkinson è stato uno storico navale britannico che introdusse sulla rivista inglese The Economist il concetto di espansione del tempo.
Secondo questa legge, il lavoro si espande in funzione del tempo disponibile. È una dinamica che conosciamo tutti benissimo sia nella sfera professionale che privata.
Per esempio, se al mattino devo impiegare un quarto d'ora per prepararmi ce la faccio. Se ho a disposizione un’ora, in qualche modo, impiego tutto questo tempo anche se i capelli rimangono gli stesso e non ho fatto nulla di particolare rispetto alle attività portate a termine in 15 minuti.
C’è una naturale dilatazione dei tempi per occupare tutto lo spazio a disposizione. Questo vale anche per lo studio professionale.
Se i collaboratori dicono tutti di essere pieni di lavoro, non bisogna prendersela. Al contrario, adotta una mentalità costruttiva. Sposta l’attenzione dal concetto di essere pieni o meno a capire come inserire in quel lasso di tempo un cliente in più.
Gestire lo studio professionale infatti significa gestire il tempo. Le persone, infatti, mettono a disposizione del tempo pagato da te titolare e che trasformano in attività utili allo studio professionale e al cliente. Il problema è che il tempo, indipendentemente che sia impiegato bene o male, finisce. Non fa rimanenza finale alla fine dell'anno.
Di conseguenza, se si programma bene come utilizzarlo e si utilizza in questo modo lo studio professionale ha dei risultati eccellenti. Se non si programma come utilizzarlo e il personale lo usa a caso, con ogni probabilità a fine anno manca la soddisfazione economica prevista. In aggiunta, la struttura è andata in stress perché ha sofferto le scadenze e non è riuscita a finire i compiti per tempo.
Controllare il tempo significa capire che, nella gestione dello studio professionale, l’obiettivo è gestire e soddisfare i bisogni non del cliente, ma della struttura. Il cliente rappresenta un pezzo del puzzle, presente o meno.
Di conseguenza, l’ottimizzazione dei risultati passa per l’ottimizzazione della gestione delle ore nello studio professionale. A seconda di come trasformiamo le ore a disposizione, generiamo un risultato soddisfacente o meno.
Questo concetto cambia la prospettiva. Tu passi dall'essere un professionista che deve fare il lavoro tecnico per il cliente ad essere qualcuno che ha capito che il cliente è un tassello di quello che sta costruendo. Ovviamente, la clientela va trattata benissimo per fidelizzarla a creare un rapporto professionale duraturo nel tempo, MA non a tutti i costi.
Perdere un cliente è un attimo. Perdere un cliente costa, ma a volte costa di più mantenerlo nel tuo studio professionale.
Deve esserci un rapporto di win win con i clienti, nel quale dobbiamo coinvolgere la struttura e che passa attraverso la gestione del tempo.
Al tempo si possono ricondurre i costi, i ricavi,i carichi di lavoro. Controllando il tempo, le controllo tutte.
È importante avere dei dati numerici a disposizione anche se si pensa di conoscere già i fatti. Purtroppo, un discorso è avere una percezione e pensare che sia così. Un discorso del tutto diverso, invece, è vedere il dato.
È come se attraverso l’esame del sangue vedessi la glicemia alta. Potevo saperlo anche il giorno prima. Magari ci stavo già pensando, mentre mangiavo un cornetto. Ne avevo un'impressione, ma l'ho fatto lo stesso. L'impressione non è stata sufficiente per farmi cambiare l'azione. Perché? Sono abituato così e il cornetto è buono.
Faccio l'analisi del sangue. Vedo che la glicemia è alta. Il medico mi dice di smettere coi cornetti. Solo a quel punto smetto di mangiarli.
Un controllo di gestione per lo studio professionale va oltre la semplice definizione. Non ha più solo una funzione aziendale, ma anche morale. Perché?
Perché permette di capire una volta per tutte cosa funziona e cosa no per lo studio professionale, in modo lucido, senza lasciarsi condizionare.
La differenza tra pensare che un fatto sia così e il vederlo è trascendentale. Poter decodificare cosa succede sui clienti attraverso dei numeri cambia completamente la prospettiva.
Attraverso il controllo de gestione nello studio professionale, il professionista smette di essere succube del cliente, in totale balia all'angolo del ring a prendere pugni perché clienti e struttura decidono. Senza dati oggettivi a supporto tutti hanno ragione, all'essere qualcuno che sa che cosa è successo.
Al contrario attraverso i numeri emersi da un controllo di gestione, si hanno a disposizione evidenze concrete che permettono di dare un'interpretazione oggettiva ai fatti.
In questi anni, ho visto professionisti passare dall'essere agnellini a leoni semplicemente perché si trovavano da un momento all'altro con la forza morale data dal dato numerico
Se tu professionista sei convinto di quello che stai dicendo superi anche i muri. Al contrario, se hai il dubbio che il cliente quando ti chiede lo sconto abbia ragione la tendenza sarà quella di dargli ragione. Puoi trovare una via di mezzo, ma, nel frattempo, lo studio professionale ha perso dei soldi.
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